Die ePA für alle

Für die Registrierung benötigen Sie Ihre Gesundheitskarte. Auf der Vorderseite steht Ihre Versichertennummer, auf der Rückseite die Kennnummer der Karte. Die Versichertennummer und die letzten 6 Stellen der Kennnummer müssen Sie in die Registrierungsmaske in der App eingeben. Zusätzlich geben Sie Ihre Postleitzahl und Ihre E-Mail-Adresse ein und vergeben ein Passwort. 

Sie erhalten dann eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, den Sie bitte anklicken.

Anschließend legen Sie selbst einen 6-stelligen App-Code fest.

Für die Authentifizierung stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Gesundheitskarte + PIN (hier PIN beantragen)
2. Postident-Verfahren per eID (mit Personalausweis und PIN)
3. Postident-Verfahren in der Post-Filiale
4. Aktivierungscode – diesen erhalten Sie über eine Identifizierung mittels Personalausweis und Gesundheitskarte in einem unserer ServicePunkte. Wenn Sie noch keine PIN für Ihre Gesundheitskarte haben, beantragen wir diese bei Ihrem Besuch für Sie gleich mit.

Für die erste Anmeldung in der ePA-App benötigen Sie erneut entweder die Gesundheitskarte + PIN oder den Personalausweis + PIN. Danach können Sie sich mit Ihrem 6-stelligen App-Code (siehe Registrierung) 6 Monate lang in der ePA-App anmelden.

Nach Ablauf von 6 Monaten ist es dann jeweils wieder erforderlich, dass Sie sich entweder mit Gesundheitskarte + PIN oder den Personalausweis + PIN anmelden. 

Die Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) ist für Versicherte nicht verpflichtend. Die ePA wurde zwar seit Anfang 2025 für gesetzlich Versicherte grundsätzlich automatisch von den Krankenkassen angelegt, sofern kein Widerspruch eingelegt wurde. Sie können die ePA jedoch jederzeit ablehnen oder eine bestehende ePA wieder löschen lassen. 

Wichtig zu unterscheiden:

• Für Versicherte: Die Nutzung ist freiwillig. Sie entscheiden selbst, ob Sie die ePA nutzen, welche Daten gespeichert werden und wer darauf zugreifen darf. 
• Für Arztpraxen und Apotheken: Es bestehen gesetzliche Verpflichtungen zur Befüllung der ePA, sofern die Voraussetzungen vorliegen und Sie nicht widersprochen haben. 

Wenn Sie die ePA nicht möchten, können Sie bei Ihrer Krankenkasse:

• der Einrichtung der ePA widersprechen,
• einzelne Funktionen deaktivieren,
• oder eine bereits bestehende ePA löschen lassen. 

Kurz gesagt: Die ePA ist ein Angebot, keine Pflicht für Versicherte.

In der ePA können verschiedene Gesundheitsdaten zentral gespeichert und abgerufen werden. Dazu gehören insbesondere:

• Arztbriefe und Entlassbriefe aus Krankenhäusern
• Befunde und Laborergebnisse, beispielsweise Blutuntersuchungen oder andere diagnostische Ergebnisse
• Diagnosen und Behandlungsberichte von Ärzten und Psychotherapeuten
• Informationen zu Medikamenten, insbesondere die elektronische Medikationsliste mit verordneten und eingelösten E-Rezepten
• Röntgenbefunde und andere bildgebende Untersuchungen sowie deren Berichte
• Vorsorge- und Früherkennungsuntersuchungen
• Selbst hochgeladene Dokumente der Versicherten, beispielsweise Impfnachweise, alte Befunde oder Informationen zu Vorerkrankungen

Wichtig ist, dass die ePA nicht automatisch Ihre komplette Krankengeschichte enthält. Die Akte wird nach und nach durch Einträge von Behandlern und durch eigene Uploads befüllt. Welche Dokumente tatsächlich vorhanden sind, hängt davon ab, was eingestellt wurde und ob Sie den jeweiligen Leistungserbringern Zugriff gewährt haben.

Außerdem können Sie selbst festlegen, wer auf Ihre Daten zugreifen darf, und Dokumente bei Bedarf verbergen oder löschen.

Der Zugriff auf die ePA ist gesetzlich geregelt. Als Versicherte bzw. Versicherter behalten Sie die Kontrolle darüber, wer Ihre Daten sehen darf.

Behandelnde Ärzte, Psychotherapeuten und Krankenhäuser

Behandelnde Leistungserbringer können auf Ihre ePA zugreifen, wenn sie an Ihrer Behandlung beteiligt sind und kein Widerspruch gegen den Zugriff besteht. Sie können die für die Behandlung relevanten Informationen einsehen und erforderliche Dokumente in die ePA einstellen.

Apotheken

Apotheken können im Rahmen ihrer Aufgaben auf bestimmte, für die Arzneimittelversorgung relevante Daten zugreifen, beispielsweise Informationen rund um Verordnungen und die Medikationsliste.

Sie selbst

Über die ePA-App Ihrer Krankenkasse können Sie jederzeit:

• Ihre gespeicherten Dokumente einsehen,
• Dokumente hochladen, löschen oder verbergen,
• Zugriffsrechte verwalten, und 
• nachvollziehen, wer auf Ihre Akte zugegriffen hat. 

Die ePA gilt grundsätzlich als sehr gut abgesichert, ist aber wie jedes digitale System nicht völlig risikofrei. Gesundheitsdaten gehören zu den besonders schützenswerten personenbezogenen Daten, daher gelten für die ePA hohe gesetzliche und technische Sicherheitsanforderungen.

Sicherheitsmaßnahmen der ePA

• Verschlüsselte Speicherung und Übertragung: Die Daten werden verschlüsselt gespeichert und übertragen, sodass Unbefugte sie nicht einfach mitlesen können. 
• Zugriff nur für berechtigte Personen: Ärzte, Krankenhäuser und Apotheken erhalten nur im Rahmen ihrer gesetzlichen Berechtigung Zugriff auf die ePA. 
• Zugriffsprotokolle: Sie können nachvollziehen, welche Einrichtung auf Ihre ePA zugegriffen hat und wann dies erfolgt ist. 
• Eigene Steuerungsmöglichkeiten: Über die ePA-App können Sie Zugriffsrechte verwalten sowie Dokumente verbergen oder löschen. 

Welche Risiken gibt es?

Trotz hoher Sicherheitsstandards gibt es keine hundertprozentige Sicherheit:

• Wie bei allen IT-Systemen können Sicherheitslücken grundsätzlich nie vollständig ausgeschlossen werden.
• Die Sicherheit hängt auch von den Endgeräten der Nutzer ab, etwa von Smartphones, Tablets oder Praxis-IT-Systemen.
• Je mehr Personen berechtigten Zugriff erhalten, desto wichtiger ist ein sorgfältiges Berechtigungsmanagement. 

Was können Sie selbst tun?

• Verwenden Sie ein sicheres Passwort für die ePA-App.
• Aktivieren Sie, falls angeboten, die Zwei-Faktor-Authentifizierung.
• Prüfen Sie regelmäßig die Zugriffsprotokolle.

Erteilen Sie Zugriffsrechte nur den Behandlern, die diese tatsächlich benötigen.

Kurz gesagt: Die ePA ist durch Verschlüsselung, gesetzliche Vorgaben und Zugriffsprotokolle sehr gut geschützt. Das Sicherheitsniveau ist vergleichbar mit anderen hochsensiblen digitalen Anwendungen im Gesundheitswesen. Ein Restrisiko, wie bei jeder digitalen Datenspeicherung, bleibt jedoch bestehen.

Wer ist für die Datenverarbeitung innerhalb der ePA verantwortlich?
Die ePA ist ein Angebot Ihrer BAHN-BKK. Wir arbeiten mit dem IT-Dienstleister BITMARCK-Unternehmensgruppe zusammen, um Ihnen die ePA bereitzustellen.

Wo werden die Daten der ePA gespeichert?
Die Server, auf denen die Daten der elektronischen Patientenakte gespeichert sind, stehen in Europa und unterliegen den europäischen Datenschutzbestimmungen.

Sind innerhalb der ePA alle Daten verschlüsselt?
Ja. Die Dokumenteninhalte sind so verschlüsselt, dass niemand außer Ihnen und denen, die Sie dazu berechtigt haben, die Inhalte lesen können. Eine Arztpraxis berechtigen Sie zum Beispiel über das Stecken der Gesundheitskarte (eGK).

Wie lange sind Institutionen berechtigt, meine ePA einzusehen?
Wird in einer Arztpraxis oder einem Krankenhaus Ihre Gesundheitskarte ausgelesen, wird für die nächsten 90 Tage der Zugriff auf Ihre Akte erlaubt. In Apotheken, dem öffentlichen Gesundheitsdienst und der Arbeitsmedizin beträgt die Zugriffszeit 3 Tage. Möchten Sie nicht, dass auf Ihre Akte zugegriffen wird, teilen Sie dies dem Personal mit. Diese sind rechtlich verpflichtet Ihrem Wunsch zu entsprechen.

Mit unserer ePA-App haben Sie die Möglichkeit, die Berechtigungen zu verlängern oder zu verkürzen.

Wie wird gewährleistet, dass meine Daten in der ePA die EU nicht verlassen?
Die BAHN-BKK hat die BITMARCK Unternehmensgruppe für die Bereitstellung der ePA ausgewählt. Zu den vertraglichen Verpflichtungen gehört die Speicherung auf europäischen Servern und der Ausschluss von Zugriffen auf die Server von Muttergesellschaften außerhalb der EU, EWR oder EFTA.

Welche Speicher- und Löschfristen gibt es für die ePA?
Keine. Die Daten in der ePA gehören Ihnen persönlich und können ein Leben lang gespeichert werden. Sie selbst entscheiden, was gespeichert bleibt und was Sie löschen möchten.

Kann ich der Nutzung der ePA auch zu einem späteren Zeitpunkt widersprechen?
Ja. Die ePA ist freiwillig und Sie können sie jederzeit löschen lassen. Informationen darüber, wie Sie das machen, finden Sie hier.

Was passiert mit den Daten in meiner ePA, wenn ich die Kasse wechsle?
Die ePA für alle ist als lebenslange Akte für Ihre gesamte Patientenhistorie angelegt, Sie können daher Ihre Daten auch im Falle eines Kassenwechsels mitnehmen. Dabei werden alle Inhalte automatisch übertragen. 

Hat die Arztpraxis nur Leserechte in der ePA?
Ein reines Leserecht gibt es in der elektronischen Patientenakte nicht. Hat eine Ärztin oder ein Arzt Zugriff auf die Akte, kann sie oder er die Dokumente herunterladen. Zusätzlich können immer auch neue Dokumente in der ePA gespeichert werden.

Wie teile ich die Dokumente in meiner ePA mit der Praxis?
Wenn Sie zum Beispiel Ihrem Arzt oder Ihrer Ärztin, der Apotheke oder der Klinik Dokumente zur Verfügung stellen wollen, benötigen diese Zugriffsrechte auf Ihre ePA. Die Zugriffsrechte erteilen Sie automatisch beim Auslesen der Gesundheitskarte. Sie können diese automatische Rechtevergabe jederzeit einschränken und behalten damit die Hoheit über Ihre Daten.

Können Institutionen Dokumente aus meiner ePA herunterladen?
Ja. Ihr Arzt oder Ihre Ärztin, ein Krankenhaus und andere medizinische Einrichtung können ein Dokument aus Ihrer ePA herunterladen. Dieses Dokument ist dann zusätzlich im System der Praxis oder des Krankenhauses gespeichert. Insbesondere wenn diese Information der Diagnostik dient oder Therapie-Empfehlungen ausgesprochen werden, wird der Arzt oder die Ärztin das Dokument als Dokumentationsnachweis auch im Praxis-Verwaltungssystem speichern. Wenn Sie das Dokument im Nachhinein in Ihrer ePA löschen, dann verbleibt eine Kopie Ihrer Daten beim Arzt oder der Ärztin oder in der Klinik.

Welche Dokumente muss die Praxis in meiner ePA speichern?
Es gibt eine Reihe von Daten, die Ärzte und Ärztinnen sowie Psychotherapeuten und Psychotherapeutinnen künftig in die ePA einstellen müssen. Voraussetzung ist, dass sie diese in der aktuellen Behandlung erhoben haben und diese elektronisch vorliegen.

Das sind die Daten, die Ärztinnen und Ärzte unstrukturiert, beispielsweise als PDF einpflegen müssen:

• Daten zu Laborbefunden
• Befundberichte aus bildgebender Diagnostik
• Befundberichte aus invasiven und chirurgischen sowie nicht invasiven und konservativen Maßnahmen
• Elektronische Arztbriefe
   

Ab Mitte 2025 sollen noch weitere Daten in strukturierter Form folgen: 

• Daten zur Unterstützung des Medikationsprozesses
• Daten des elektronischen Medikationsplans
• Daten zur Prüfung der Arzneimittelsicherheit
• Daten zu Erklärungen der Organ- und Gewebespende
• Daten zu Hinweisen und zum Aufbewahrungsort von Vorsorge- und Patientenvollmachten

Kann ich die Daten und Dokumente in meiner ePA einsehen?
Ja. Mit der ePA-App können Sie alle in Ihrer ePA gespeicherten Daten betrachten. Sie können auch zusätzliche Dokumente speichern oder vorhandene Dokumente löschen. Mit Hilfe des Nutzungsverlaufs in den Einstellungen können Sie zudem nachvollziehen, wer wann welche Aktionen in Ihrer Akte durchgeführt hat.

Nutzung TI-Messenger (TIM)
Wenn Sie sich mit uns über den TI-Messenger in der ePA-App austauschen wollen, erreichen Sie uns unter folgende TIM-Adresse: @t100001:m01541.pro-tim.de  

Kann ich die ePA auch ohne Rechner oder Smartphone nutzen?
Die ePA funktioniert ganz ohne Ihr Zutun. Berechtigte Praxen, Apotheken und Kliniken können untereinander Dokumente austauschen. Die Berechtigung erteilen Sie automatisch beim Auslesen der Gesundheitskarte.

Kann ich andere Personen in der ePA vertreten oder mich selbst vertreten lassen?
Sie haben die Möglichkeit, bis zu 5 vertrauenswürdigen Personen Vertretungsrechte für Ihre ePA zu geben. Damit können zum Beispiel erwachsene Kinder die Akte ihrer Eltern verwalten. Es müssen aber keine verwandtschaftlichen Beziehungen bestehen.

Damit Sie die ePA auf dem Computer einrichten und nutzen können, laden Sie sich hier zunächst den Desktop Client auf Ihren PC. Dies ist eine Software mit der Sie sicher auf Ihre ePA zugreifen können: 

Desktop Client für Windows (Microsoft App Store)

Desktop Client für Mac (App Store)

Zusätzlich benötigen Sie:

• Ihre elektronische Gesundheitskarte (eGK) mit PIN 
• Ein Kartenlesegerät für den Zugriff am PC oder Laptop 
• Eine gültige E-Mail-Adresse zur Registrierung 

Das Kartenlesegerät liest Ihre Gesundheitskarte und bestätigt Ihre Identität sicher. Sie können geeignete Kartenlesegeräte im Fachhandel, in Elektronikmärkten oder bei zertifizierten Online-Shops erwerben. Stellen Sie bitte sicher, dass das Gerät die elektronische Gesundheitskarte (G2 oder G2.1) unterstützt. Idealerweise nutzen Sie ein Modell, welches offiziell von der gematik oder der Bundesdruckerei empfohlen wird. 

Alle Informationen zur Nutzung, zur Installation und empfohlene Kartenlesegeräte finden Sie unter: https://epaclient.de/  Auf der Seite finden Sie ebenfalls eine Linux-Version zur Nutzung der ePA.  

Elektronische Patientenakte (ePA) - GKV-Spitzenverband

Die elektronische Patientenakte | gesund.bund.de